Per essere conformi alla normativa le Aziende e gli Enti devono effettuare diversi adempimenti che coinvolgono l’intera struttura organizzativa. Nello specifico, questi soggetti devono effettuare un’analisi del rischio e una mappatura iniziale dei dati, per poi passare all’implementazione delle misure di sicurezza, con una particolare attenzione al livello di protezione ed ai costi. Sarà, inoltre, necessario mantenere aggiornato il sistema di sicurezza per poter dimostrare, in ogni momento, all’autorità di controllo e ad eventuali auditor esterni che cosa realmente si è fatto per la tutela dei dati.

L’adeguamento alla normativa coinvolge senza dubbio tutti i professionisti, operanti sia in forma individuale che all’interno di studi professionali, che si trovano quotidianamente a raccogliere e trattare una mole considerevole di dati personali, per finalità connesse al servizio richiesto dai clienti.
E’ necessaria una valutazione preliminare sulla categoria e le finalità dei dati trattati, individuare quali siano i soggetti preposti al trattamento dei dati medesimi, del loro ruolo e della loro responsabilità, dovranno infine essere individuati gli ambiti di diffusione e comunicazione dei dati.
Dopo questa analisi si potranno gestire i singoli adempimenti, senza trascurare l’aspetto, ugualmente importante, della sicurezza informatica.

In quanto Titolare del Trattamento dei Dati Personali, il condominio deve adoperarsi per ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta dei dati stessi.
La Legge 220/2012 “Riforma del Condominio” prevede che i condòmini debbano fornire all'Amministratore i Dati Personali necessari per lo svolgimento delle attività di gestione e di amministrazione delle parti comuni; dunque, per il trattamento dei suddetti dati, non serve il consenso dei condòmini. Il consenso è invece necessario per il trattamento di dati quali indirizzi e-mail, numeri telefonici non presenti in pubblici registri ed ovviamente per tutti i dati particolari.
L’Amministratore, Responsabile esterno del Trattamento dei Dati Personali, ha l’obbligo di mettere a conoscenza i condòmini sulle modalità di Trattamento dei Dati Personali degli stessi.